Когда дело доходит до покупки кассового аппарата для вашего бизнеса, одна модель определенно не подходит для всех. Существует большое количество кассовых аппаратов, которые различаются по размеру, дизайну и цене, и выбор правильного для вашего бизнеса критически важен для хранения и экономии денег, ведения учета и отслеживания транзакций. Требуются ли вам простые кассовые аппараты или более совершенная система POS, все, что вы выберете, должно быть безопасным и надежным. POS-системы отличаются от кассовых аппаратов тем, что они обеспечивают лучшее отслеживание запасов, более подробную отчетность и возможность расширения по мере развития бизнеса. Тем не менее, они не являются автоматически лучшим вариантом для любого бизнеса. Какую бы модель вы ни выбрали, она должна соответствовать вашим текущим и ожидаемым бизнес-потребностям.
Согласно новым требованиям Закона 54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Закон № 54-ФЗ), если на расчетный счет компании денежные средства поступают от физического лица (то есть от обычного гражданина), то применение кассы является обязательным. Данная норма действует с 1 июля 2019 года. Непробитый чек будет грозить вам штрафом. Какой штраф за непробитый чек? Для должностных лиц и ИП — предупреждение или штраф 2 тыс. рублей; для юрлиц — предупреждение или штраф 10 тыс. рублей.
Вот пять моментов, которые следует учитывать при выборе кассового аппарата:
Какой вид бизнеса у вас есть? Большинство предприятий, которым требуется кассовый аппарат, можно разделить на три категории: розничная торговля, гостиничный бизнес или бакалея. Эти предприятия различаются в зависимости от количества предметов в инвентаре (которое может достигать сотен в обычном продуктовом магазине). Более крупный бизнес с большим количеством товаров может извлечь выгоду из дополнительных функций управления, которые предоставляет система POS, в то время как розничным магазинам обычно требуется менее сложная система. Подумайте обо всех сценариях обслуживания потенциальных клиентов и о том, какие функции им потребуются. И если вы ожидаете значительного роста бизнеса, вам следует подумать о системах, которые могут расширяться, как и вы.
Каковы ваши требования к отчетности? Существуют как кассовые аппараты, так и POS-системы, которые могут создавать отчеты о транзакциях для отслеживания запасов и от того как они сделаны, может сэкономить вам огромное количество времени и труда. Вам также нужно подумать, хотите ли вы, чтобы квитанции печатались на термобумаге, которая дороже, чем в кассовом аппарате для печати на ленте, но более удобна, поскольку распечатывает две копии квитанции вместо одной для клиента. Если вы предлагаете обмен или возврат товара, подробный отчет о транзакциях может быть ключевой функцией.
Каковы ваши потребности в безопасности? Безопасность является важным фактором, от защиты денег, хранящихся в реестре, до обеспечения того, чтобы системы инвентаризации и управления запасами не были подделаны. Сколько людей будет обращаться с кассовым аппаратом? Возможно, вы захотите работать с системой, защищенной паролем, если многие люди имеют доступ к реестру. Если нет, может быть достаточно более простого запирающего механизма.
Каков ваш бюджет? Существует система, подходящая для каждого кармана, поэтому обязательно изучите все варианты. Могут быть дополнительные расходы, такие как чернила, бумага, обслуживание или обновление продукта, или экономия средств, например, гарантия.
