В прошлом году быстрый и иногда беспорядочный переход к удаленной работе заставил многие компании искать новые способы понимания поведения сотрудников при работе из дома. Согласно опросу 2000 работодателей, предлагающих удаленный или гибридный график, 78% развернули программное обеспечение для мониторинга сотрудников, чтобы отслеживать их поведение за последние шесть месяцев.
Переход всей ИТ системы на удаленную работу – сложный технический процесс, который нужно наладить и избежать многих возможных ошибок. Произвести данный переход поможет компания по it аудиту, которая возьмет на себя отслеживание программного обеспечения, аудит серверов, аудит ИТ отдела, а также контроль сотрудников.
По мере того, как предприятия выходят из недавней пандемии, становится ясно, что некоторые вещи не вернутся в нормальное русло. Опрос руководителей компаний показал, что в планах 82% из них позволить сотрудникам работать удаленно по крайней мере часть времени. Между тем, многие планируют продолжать использовать программное обеспечение для мониторинга сотрудников независимо от режима работы сотрудников.
Тем не менее, многие сотрудники и защитники конфиденциальности серьезно обеспокоены долгосрочными последствиями для конфиденциальности неограниченной инициативы по мониторингу сотрудников. Некоторые утверждают, что программное обеспечение снижает производительность и эффективность, в то время как другие считают, что оно добавляет ненужный стресс к их и без того напряженным рабочим дням. Одно исследование показало, что сотрудники «испытывали невероятный стресс» из-за программного обеспечения для мониторинга сотрудников, развернутого в их домах. Как сказал один из сотрудников Business Insider, «программное обеспечение для мониторинга сотрудников может показаться неприемлемым и толкнуть последних на поиск другой работы».
Конечно, измерение производительности оправдано и невероятно важно. Оно помогает предприятиям оценивать цели и задачи компании на основе данных, ориентированных на понимание. Более того, отслеживание производительности не должно препятствовать конфиденциальности. Решение представляет собой подход к мониторингу сотрудников, который ориентирован на конфиденциальность, который учитывает бизнес-приоритеты и который уважает конфиденциальность сотрудников. Вот три способа, которыми компании могут начать этот процесс сегодня.
1. Собирайте данные, которые имеют значение
Сегодняшняя обширная экосистема программного обеспечения для мониторинга сотрудников позволяет компаниям измерять каждый аспект цифрового рабочего дня людей, включая движения мыши, нажатия клавиш, активность приложений, частоту общения и многое другое. То, что можно измерить определенную деятельность, не означает, что эти показатели улучшат результаты компании.
Например, мониторинг на основе активности часто является рефлексивной реакцией на опасения по поводу недостаточной вовлеченности сотрудников. К счастью, эти опасения часто необоснованны, поскольку во время пандемии многие сотрудники фактически увеличили свой рабочий день, работая удаленно. В ответ компании могут ограничить объем своих инициатив по мониторингу, оценивая результаты и анализируя шаблоны внутренних угроз, вместо того, чтобы полагаться на мониторинг на основе активности.
В то же время детализированные элементы управления позволяют компаниям настраивать или даже исключать сбор данных для отделов или сотрудников. Просто выберите отдел или сотрудников, подпадающих под индивидуальные правила, выберите тот вид деятельности, который вы не желаете отслеживать, и установите соответствующие правила.
Когда компании занимаются сбором наиболее важных данных, они позволяют командам действовать уверенно и гибко, продолжая при этом измерять различные результаты.
2. Установите ограничение доступа к данным
Сотрудники и защитники конфиденциальности обеспокоены объемом сбора данных, но больше всего их беспокоит то, как компании обрабатывают эту информацию. Например, многие хотят знать:
• Просматриваются ли и оцениваются ли персональные данные ИТ-персоналом?
• Получают ли менеджеры отчеты, содержащие личную информацию?
• Может ли кто-нибудь увидеть конфиденциальные детали?
Подход к мониторингу сотрудников, ориентированный на конфиденциальность, защищает личную конфиденциальность, ограничивая доступ к данным, обеспечивая их доступность при необходимости. Кроме того, предприятия могут полагаться на детализированные элементы управления, чтобы ограничить сбор данных, связанных с личными данными, в том числе:
• Автоматическое редактирование личной информации.
• Аутентификация данных сотрудников.
• Ограничение мониторинга определенными приложениями, местоположениями и временем.
Эффективная программа мониторинга сотрудников сократит объем собираемой информации и ограничит доступ к данным, гарантируя, что личная информация останется защищенной.
3. Вовлекайте всех сотрудников
Некоторые решения для мониторинга сотрудников включают «скрытый» режим, который позволяет компаниям устанавливать и запускать программное обеспечение без уведомления конечных пользователей. Teramind предлагает эту функцию для конкретных случаев использования, таких как наблюдение за сотрудником, подозреваемым в нарушении конфиденциальности данных или информации компании.
Чаще компании должны избегать тайного мониторинга, вместо этого предпочитая вовлекать в процесс все заинтересованные стороны. В частности, компании должны полностью, часто и совместно общаться с членами команды на всех уровнях, чтобы сообщать:
• Цель мониторинга.
• Практику мониторинга.
• Результат мониторинга.
• Долгосрочный план собираемой информации.
Вовлечение всех сотрудников в процесс позволяет руководителям получать регулярные отзывы о проблемах конфиденциальности, позволяя им динамически оценивать эффективность своей программы и вносить соответствующие изменения.
Заключительное примечание
Мониторинг сотрудников дает много преимуществ компаниям, управляющим гибридными командами. В частности, он измеряет критические результаты, учитывает проблемы кибербезопасности и отвечает требованиям соответствия и аудита. Однако эти преимущества подрываются, когда руководители проводят мониторинг сотрудников, не принимая во внимание опасения последних.
Отслеживание производительности не должно ставить под угрозу конфиденциальность сотрудников. Тем не менее, компаниям может потребоваться переоценка своих текущих методологий, чтобы создать устойчивый, ориентированный на конфиденциальность процесс, который поддерживает их цели сейчас и в будущем.
